রিফান্ড হ্যান্ডেল করার জন্য কিছু ইন্সট্রাকশন।
১। প্রায়োরিটি সাপোর্ট, দেখবেন কিছু কাস্টমার একটু এগ্রেসিভ বা তাড়াতাড়ি সাপোর্ট চাইতেছে তা না হলে রিফান্ডের হুমকি দিচ্ছে এবং আমরা দেখেছি তারাই বেশি রিফান্ড ক্লেইম করে থাকে। তাদের সলুশন দেওয়ার আগ পর্যন্ত ফলোয়াপ এ রাখা।
২। কম্পানির প্রডাক্ট গুলোকে কম্পানির প্রডাক্ট মনে না করে নিজের প্রডাক্ট হিসেবে মনে করা। যেনো রিফান্ড আসলে মনে না হয় আরেহ কম্পানির প্রডাক্ট রিফান্ড গেলে আমার কি, মনে করতে হবে যে এইটা আমার প্রডাক্ট আমার গ্রোথ থেকে কিছু কমে যাচ্ছে।
৩। পলিসি অনুযায়ী এপ্রোচ করা, দ্রুত সলিউশন নিজে করতে পারলে করে সাপোর্ট দেওয়া। আর ফিচার রিকোয়েস্ট টিমের সাথে আলোচনা করে এবং কাস্টমারের প্যাকেজের উপর ডিপেন্ড করবে যে আমরা ওই সাপোর্ট দেবো কি না। আর আমাদের রিফান্ড পলিসি ভালো ভাবে যাচাই করে ক্লায়েন্ট কে পয়েন্ট আকারে বুঝায়ে দেওয়া।
৪। ১৫ দিনের রিফান্ড পলিসিতে কেউ চাইলেই তাকে সরাসরি রিফান্ড না দিয়ে তার ইস্যু জানা, কাউন্সিলিং করে তাকে হেল্প করে আটকানো যায় কি না তার ব্যাবস্থা নেওয়া। প্রয়োজনে টিমের সাথে যোগাযোগ করে নেওয়া।
৫। আপনি আপনার পার্সোনাল কাস্টমার কে যেভাবে ট্রিট করতেন, ঠিক সেভাবেই শান্ত মাথায় রিফান্ড হ্যান্ডেল করবেন। আর রিফান্ড চাইলেই আপনার টোন হবে এমন ফ্রেন্ডলি যে আপনার কথা শুনেই যেনো কাস্টমার এর দিল নরম হয়।
৬। যারা রিভিউ দিয়ে ভয় দেখায়, বা তাদের ল আইন অনুযায়ী পদক্ষেপ নিতে চাইবে তাদের কে দ্রুত রিফান্ড দিয়ে দেওয়া। কিন্তু তারা যদি আমাদের পলিসি ব্রেক করে তাহলে তাকে বোঝানোর চেস্টা করা।
৭। কেউ একজন রিফান্ডের জন্য প্রডাক্টের বাগ নিয়ে প্রশ্ন করলে, তা যদি জানা ইস্যু হয় তো ইউজার কে আগেই আসস্ত করা যে আমাদের টিম কাজ করতেছে প্রায়োরিটি দিয়ে, প্লিজ আমাদের কিছু সময় দাও, যখন ই ফিক্স হয়ে যাবে আমরা তোমাকে ফিক্স ভার্স্ন দিয়ে দেবো।
তার থেকে জানতে চাওয়া, স্ক্রিনশট নেয়া বা তাকে ইরিলিভেন্ট রিপ্লাই দিয়ে ডিলে না করানোই ভালো।